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ⓒ클립아트코리아

 

공부하는 학생분들이나 일을 하는 직장인분들 모두 정신없는 하루를 보내고 계실 겁니다. 시간은 없는데 할 일은 정말 많죠? 이렇게 바쁜 일상을 살아가는 여러분에게 효율적인 일 처리 기법 GTD에 대해 소개하겠습니다.

 

GTD란

GTD는 Getting Things Done의 약자로 데이비드 알렌이 쓴 책, Getting Things Done에서 유래한 시간 관리 개념입니다. 우리나라에는 끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기라는 이름으로 번역되었죠. 보통 시간 관리 또는 일 처리 기법은 탑다운(Top-Down) 방식과 바텁업(Bottom-Up) 방식으로 크게 나누어집니다. 탑다운 방식은 큰 목표를 세운 후, 그 목표를 이루기 위해 중간, 소목표를 세운 뒤 실행하는 방식을 말합니다. 대표적으로 프랭클린 플래너(Franklin Planner)가 있죠. 반면, 바텀업 방식은 간단한 일부터 시작해서 보다 큰 목표를 지속적으로 세우며 병행하는 방식을 말합니다. 바로 GTD가 여기에 속하죠.

 

ⓒ팽대원 제작

 

GTD의 철학은 다음과 같습니다. 보통 사람들은 해결하지 못하거나 아직 시작하지 못하면서도 머릿속에서 맴도는 수많은 일거리로 과중한 스트레스를 받습니다. 예를 들어 집안일이나 막연한 공부계획 등이 그렇죠. ‘아 이따가 이거 해야 하는데.’ 혹은 아 나중에 그것도 해야지.’하면서 머릿속의 한 공간을 차지하게 되죠.

 

이러한 일거리들로 인해 정작 눈앞의 일에는 제대로 집중하지 못하고 머릿속에서 혼자 갈팡질팡하는 상황이 벌어집니다. GTD의 철학은 이러한 근본적인 스트레스를 제거해주고 어떤 일을 해야 할지 깔끔하게 정리한다는 것에 있습니다. 그렇다면 GTD를 어떻게 하는지에 대해 알아볼까요?

 

GTD의 순서

 

1) 수집함

제일 처음은 수집함입니다. 우리 일상에는 여러 가지 일이 있습니다. 이는 복잡한 프로젝트일 수도 있고 간단한 심부름일 수도 있고, 버킷 리스트일 수도 있습니다. 이러한 것들이 뒤섞이기 때문에 우리는 위에서 말한 스트레스를 머릿속 한 공간에 계속 가지고 다니게 되죠. GTD의 첫 단계는 이 여러 가지 일들을 수집함에 모으는 것에 있습니다.

 

ⓒ팽대원 제작

 

수집함의 형태는 어떤 것이어도 좋습니다. 종이에 적어서 상자에 넣어도 되고 컴퓨터의 메모장에 적어도 됩니다. 중요한 것은 생각나는 대로 내가 할 모든 일을 적는 것에 있습니다. 이때 GTD에서는 이 모든 일을 ‘Stuff’라고 부릅니다. 물론 이 수집함 단계는 지속해서 행해야 합니다. 하고 싶은 일 혹은 해야 할 일들은 끊임없이 생기기 때문이죠. Stuff가 생기는 대로 수집함에 넣어주어야 합니다. 만약 수집함 단계가 완료됐다면 이제 Action으로 변환해야 합니다.

 

2) Stuff → Action으로 변환

우리가 수집한 Stuff들은 대부분 막연합니다. 구체적이지 않죠. Stuff에서 Action으로 변환한다는 것은 막연한 할 일들을 구체적인 할 일로 변환하는 것을 말합니다. 몇 가지 예를 들어보겠습니다.

 

ⓒ팽대원 제작

 

이번에는 영어 공부를 마음먹었다고 해보죠. 계획에 영어 공부하기를 적어두고 열심히 다짐합니다. 처음 며칠은 영어 단어를 보거나 회화 관련 교육 영상을 보기 시작합니다. 하지만 이후에는 하지 않게 되죠. 하지 않게 되는 이유는 여러 가지가 있지만 GTD에서는 이를 실천할 수 있는 명확한 일로 변환하지 않았기 때문이라고 말합니다. 즉 막연한 영어 공부하기보다는 출근 혹은 등교하는 길에서 영어 단어 10개씩 외우기’, ‘매일 저녁 밥 먹고 30분 동안 영어 교육 유튜브 보기등으로 실천할 수 있고 명확하게 변환해야 한다는 것입니다다이어트도 마찬가지입니다. 막연한 다이어트 하기보다는 매일 저녁 8시에 2km 달리기혹은 줄넘기 300개 하기등으로 변환해야 한다고 GTD는 말합니다.

 

렇게 하나하나 StuffAction으로 변환하다 보면 당장 Action으로 변환하기 힘든 Stuff들이 나옵니다. 이때는 크게 2가지로 나누면 됩니다. 버리거나 창고에 넣어두거나. 만약 이 일이 실천이 불가능할 것 같다 싶으면 과감히 목록에서 지우고 머릿속에서 비웁니다. 하지 못할 일은 머릿속에 비우는 것이 좋기 때문이죠. 하지만 나중에라도 실행할 가능성이 있다 싶으면 언젠가창고에 넣어둡니다. 그리고 이후에 Action으로 변환 가능한지 다시 생각해보고 변환 가능하면 Action으로 변환합니다.

 

ⓒ팽대원 제작

 

3) 프로젝트 : Action들의 집합

Stuff를 구체적인 Action으로 변환하다 보면 2개 이상의 Action이 필요할 때가 많습니다. 대부분의 일은 다수의 Action으로 이루어져 있죠. 예를 들어 영어 공부하기어떤 책으로 공부해야 할지 찾아보기’, ‘어떤 유튜브를 들어야 할지 찾아보기’, ‘찾았다면 몇 시 몇 분에 공부해야 할지 고민해보기등 여러 가지 Action으로 나누어지게 됩니다. 이럴 때는 해당 StuffProject로 묶어 관리합니다. Stuff를 해결하기 위해 다수의 Action을 묶어 Project로 관리하는 것이죠. 그리고 이렇게 프로젝트 안의 Action들을 진행하면서 자신의 진척도가 어떤지 알 수 있게 됩니다.

 

ⓒ팽대원 제작

 

4) 2분 규칙 → 지금 할 수 있는 것은 바로 실행

이렇게 모든 StuffAction으로 변환되거나 창고에 넣기, 버리기 등이 완료되면, Action들을 할 일 목록: To do List’에 모아 놓습니다. 그리고 Action들에 대해 성격적으로 분류합니다. 머리를 쓰고 신경 써야 할 필요가 없는 일들은 쉬운 일태그를 달아놓고 마감일을 정하여 기한을 볼 수 있도록 합니다. 이렇게 분류를 마치면 기한이 가장 가까운 일부터 실행하면 됩니다. 만약 기한이 오늘까지인 Action이 있다면 그것부터 시작해야겠죠. Action들이 완료되면 그다음 기한이 가장 가까운 일부터 실행합니다. 피곤하다면 쉬운 일태그가 붙은 일부터 처리하기 시작합니다. 즉 할 Action들에 대해 우선순위를 적어두어 어떤 것부터 처리해야 할지 알게 하는 것입니다.

 

GTD의 효과

저도 GTD 기법을 최근에 알게 되어 제 일상에 적용해봤는데요. 아주 효과가 좋습니다. 저 같은 경우에는 메모 애플리케이션을 통해 GTD를 수행합니다. 할 일들을 적어놓고 Action으로 변환한 다음, 마감일과 쉬운 일태그를 달아 우선순위를 달아 진행합니다. 적어 놓고 보니 제가 당장 급한 일과 진척도를 알 수 있어 정신적으로 시간상으로 여유가 생기고 실행력도 높아지는 것을 느낄 수 있었습니다.

 

시간 관리 기법: 뽀모도로 기법

추가로 뽀모도로 기법이라는 시간 관리 기법도 있습니다. 아주 간단한 기법인데요. 타이머를 이용해 25분간 집중하여 일을 진행한 뒤 5분간 휴식하는 방식입니다. 중요한 것은 타이머인데요. 타이머로 정확히 시간을 재고 알람을 울리는 것이 중요한 기법입니다. 보통 저는 45~50분 타이머를 맞추고 15분 휴식을 합니다. 이렇게 하면 집중도 잘 되고 정해진 시간만큼 휴식할 수 있어 좋습니다. GTD에 따라 할 일을 나누고 뽀모도로 기법을 사용해 일을 해보는 건 어떨까요?

 

 

 


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